Documentation Dupplicates
Le mode d'emploi complet de l'app, capture par capture : installation, premier scan, chaque réglage en détail, traitement des groupes de doublons et droits d'accès.
1. Présentation
Dupplicates (affiché « Détecteur de doublons » dans l'app) scanne un board monday et regroupe les items qui désignent la même chose : même contact, même société, même tâche. Vous décidez ensuite, groupe par groupe ou en masse : fusionner, archiver, supprimer ou ignorer.
Le principe tient en trois étapes :
- Réglez vos règles. Choisissez les champs comparés (nom, email, téléphone…) et la tolérance : identique, équivalent ou approchant. Les règles par défaut suffisent pour démarrer.
- Lancez le scan. L'app lit le board et regroupe les doublons par niveau de confiance. Le scan ne modifie jamais rien.
- Fusionnez, archivez ou ignorez. Pour chaque groupe, conservez un master, puis fusionnez ou archivez ses doublons. Un faux positif se marque « pas un doublon ».
Le scan est 100 % en lecture seule. Il ne modifie, n'archive et ne supprime rien : seules vos actions explicites touchent au board. Vous pouvez le lancer sur un CRM de production sans risque.
2. Installation & connexion
- Installez l'app via le lien d'installation monday (ou depuis le marketplace monday). Choisissez votre compte, validez : l'app est disponible sur tout le compte.
- Ouvrez le board à nettoyer, puis dans la barre d'onglets du board cliquez sur + → Applications → Détecteur de doublons. La vue s'ajoute comme un onglet du board, à côté de « Tableau principal ».
- À la première ouverture, cliquez sur Connecter l'app : une fenêtre d'autorisation monday s'ouvre, validez. Aucune clé API à coller. L'autorisation n'est demandée qu'une seule fois par compte.
Langue. L'app est en anglais par défaut ; cliquez sur FR dans l'en-tête pour passer en français. Le choix est mémorisé pour vous (il ne change pas la langue des autres membres).
3. Lancer un premier scan
- Cliquez sur Lancer le scan (ou Lancer mon premier scan depuis l'écran d'accueil).
- Le scan passe par trois phases visibles : Lecture du tableau…, Analyse des doublons…, Enregistrement des résultats… Il tourne en arrière-plan : laissez l'onglet ouvert, l'affichage se met à jour tout seul.
- À la fin, les groupes de doublons s'affichent, triés par niveau de confiance. S'il n'y a rien à signaler, l'app affiche « Aucun doublon détecté ».
Par défaut (sans toucher aux réglages), deux items sont considérés en doublon quand leurs noms sont équivalents : mêmes lettres en ignorant casse, accents, espaces et ponctuation.
Limites. Un scan traite jusqu'à 100 000 items. Au-delà, limitez le scan à certains groupes (voir Groupes scannés). Les scans sont illimités et gratuits.
4. Réglages de détection
Cliquez sur Réglages dans l'en-tête de l'app pour ouvrir l'écran Règles de détection. L'écran l'annonce en introduction : « Deux items sont considérés en doublon quand TOUTES les règles cochées correspondent. » Autrement dit, un ET logique entre tous les champs cochés.
Les règles sont enregistrées par board et partagées par toute l'équipe. Seuls les admins du compte et les propriétaires du board peuvent les modifier (voir Droits d'accès). Cliquez sur Enregistrer les règles en bas de l'écran, puis relancez un scan pour appliquer.
4.1 Champs comparés
Cochez le Nom de l'item et/ou jusqu'à 5 colonnes du board. Types de colonnes comparables : texte, texte long, email, téléphone, lien, nombre, date, statut, dropdown, personnes et pays. Les colonnes d'un autre type (fichiers, formules, miroirs…) n'apparaissent pas dans cette liste : elles ne peuvent pas servir à la détection.
Pour chaque champ coché, choisissez une stratégie de comparaison (menu déroulant à droite). Au-delà de 5 colonnes cochées, les cases restantes sont désactivées avec l'info « Maximum 5 colonnes ».
4.2 Les 3 stratégies de comparaison
| Stratégie | Ce qu'elle fait | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Équivalent (casse, accents…) défaut | Ignore casse, accents, espaces et ponctuation, puis exige l'égalité. Normalisations intelligentes par type : les Gmail avec points ou +tag matchent (jean.dupont+crm@gmail.com ≡ jeandupont@gmail.com), +33 6… ≡ 06… pour les téléphones, les liens sont comparés sans utm_…, 1 234,50 ≡ 1234.5 pour les nombres. | Le bon choix dans 90 % des cas : emails, téléphones, noms saisis à la main. |
| Identique (exact) | Égalité stricte caractère par caractère (espaces de début/fin ignorés). | Références, identifiants, codes, quand la moindre variation compte. |
| Approchant (tolère les fautes) | Similarité floue : tolère fautes de frappe et mots inversés. Seuil réglable de 70 à 95 % (85 % par défaut). Colonnes texte uniquement (et nom de l'item). | Noms de sociétés ou de personnes avec typos : « Jean Dupont » ↔ « Jean Dupond ». |
Le seuil du mode Approchant se règle au curseur : 70 % = tolérant (plus de doublons trouvés, plus de faux positifs), 95 % = strict. 85 % est un bon point de départ.
Astuce. Commencez large (nom seul en Équivalent), traitez les évidences, puis affinez : ajoutez l'email en second champ pour éliminer les faux positifs, ou passez le nom en Approchant pour attraper les fautes de frappe.
4.3 Colonnes affichées dans les résultats
Cochez jusqu'à 10 colonnes « purement visuelles » : elles s'ajoutent au tableau des résultats, en plus des champs comparés, pour vous aider à choisir l'item à conserver. Elles ne participent jamais à la détection.
Visible au prochain scan. Les valeurs de ces colonnes sont capturées au moment du scan. Si vous cochez une colonne après un scan, elle affichera « - » sur les résultats existants. Relancez un scan pour voir les valeurs.
4.4 Groupes scannés
Aucune sélection = tout le tableau. Sinon, le scan se limite aux groupes cochés, et les doublons entre groupes cochés sont bien détectés (un lead dans « Leads » et son double dans « Clients signés » seront regroupés).
4.5 Option « Ignorer les valeurs vides »
Cette case (cochée par défaut) décide du sort des items dont un champ comparé est vide :
| État | Comportement | Exemple (règles : nom + email) |
|---|---|---|
| Cochée (strict) | Un item dont un champ comparé est vide est exclu du scan. | Un contact sans email n'est jamais proposé comme doublon. |
| Décochée (tolérant) | Un champ vide est toléré : les autres règles suffisent (au moins une doit réellement correspondre). | « Jean Dupont » sans email peut matcher « Jean Dupont » avec email, sur le nom seul. |
4.6 Item conservé par défaut (master)
Le master est l'item que l'app propose de conserver dans chaque groupe (vous pourrez toujours le changer d'un clic dans les résultats). Définissez jusqu'à 3 règles de priorité, évaluées en cascade : à chaque priorité, seuls les items qui la satisfont restent candidats ; une règle que personne ne satisfait est ignorée.
Deux types de règles : « la colonne X est remplie » ou « la colonne Y vaut… une valeur précise » (comparée sans tenir compte de la casse ni des accents). L'égalité finale est tranchée par le critère « En cas d'égalité (ou sans règle) » : Le plus complet (défaut), Le plus ancien ou Modifié le plus récemment.
4.7 Paires « pas un doublon »
Quand vous cliquez sur Ignorer (pas un doublon) dans un groupe de résultats, l'app mémorise ces paires : elles ne ressortiront plus jamais dans les scans suivants. Cette section des réglages affiche leur nombre pour ce board, et le bouton Réinitialiser les paires ignorées (protégé par un second clic : « Cliquer à nouveau pour réinitialiser ») les fait ressortir au prochain scan.
4.8 Récapitulatif des réglages
| Réglage | Effet | Défaut | Limite |
|---|---|---|---|
| Nom de l'item | Compare les noms selon la stratégie choisie | Coché · Équivalent | — |
| Colonnes comparées | Champs supplémentaires, combinés en ET | Aucune | 5 colonnes |
| Stratégie par champ | Identique / Équivalent / Approchant | Équivalent | Approchant : texte uniquement |
| Seuil (Approchant) | Sensibilité de la similarité floue | 85 % | 70–95 % |
| Colonnes affichées | Colonnes visuelles dans les résultats | Aucune | 10 colonnes |
| Groupes scannés | Restreint le scan à certains groupes | Tout le board | — |
| Ignorer les valeurs vides | Exclut (coché) ou tolère (décoché) les champs vides | Coché | — |
| Règles master | Priorités pour choisir l'item conservé | Aucune | 3 règles |
| Critère d'égalité | Départage final du master | Le plus complet | — |
5. Traiter les doublons
Après un scan, l'écran de résultats affiche trois compteurs (groupes de doublons, items concernés, items scannés), puis la liste des groupes, du plus sûr au moins sûr.
5.1 Lire un groupe de doublons
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Pastille de confiance | Quasi certain (score ≥ 97 %), Très probable (≥ 90 %), Probable (en dessous). Les correspondances « Équivalent » ressortent en Quasi certain ; le score d'un groupe est celui de sa paire la plus faible. |
| Colonne Master (radio) | L'item conservé, présélectionné selon vos règles master et modifiable d'un clic. La ligne du master est surlignée. |
| Colonne Conserver (cases) | Items à garder en plus du master : ils ne seront ni fusionnés, ni archivés, ni supprimés. |
| Case Exclure de l'action groupée | Met le groupe à l'abri des actions de masse (voir 5.3). |
| Colonnes du tableau | Nom + champs comparés + colonnes affichées + groupe d'origine + dates de création/modification. |
Gros volumes. Un groupe affiche au plus 100 lignes (« … et N autres items » ; les actions traitent bien le groupe complet), et la liste au plus 200 groupes : traitez-les, relancez un scan, la suite apparaît.
5.2 Les 4 actions, groupe par groupe
| Bouton | Ce qui se passe | Réversible ? |
|---|---|---|
| Fusionner dans le master | Complète chaque champ vide du master avec la valeur d'un doublon (valeurs relues au moment de la fusion, sans écrasement), pose un update de traçabilité « Fusion de doublons » sur le master, puis archive les doublons. | Oui : les doublons sont archivés, pas supprimés. |
| Archiver N doublon(s) | Archive les doublons sans rien écrire sur le master. | Oui : récupérables dans la corbeille/archives monday. |
| Supprimer N doublon(s) | Suppression réelle via l'API monday. | Via la corbeille monday (30 jours), puis définitif. |
| Ignorer (pas un doublon) | Mémorise les paires du groupe : elles ne ressortiront plus dans aucun scan. | Oui : réinitialisable dans les Réglages. |
Les actions sensibles sont protégées par une confirmation en deux clics : le premier clic arme le bouton pendant 3 secondes (« Cliquer à nouveau pour fusionner / supprimer »), le second exécute. Pour la fusion, l'explication s'affiche sous les boutons :
Après chaque action, un nouveau scan se lance automatiquement pour refléter l'état réel du board ; le groupe traité se replie en une ligne de synthèse (ex. « ✓ 3 items · groupe fusionné »).
Colonnes non fusionnables. La fusion ne peut pas écrire dans les colonnes calculées ou système (formule, miroir, numérotation auto, fichiers, suivi du temps…) : elles restent telles quelles sur le master.
5.3 Actions groupées
Au-dessus de la liste, Fusionner tous les doublons (N groupes) et Archiver tous les doublons (N groupes) traitent d'un coup tous les groupes ouverts, sauf ceux où vous avez coché Exclure de l'action groupée. Même principe de double clic de confirmation.
Les grosses opérations tournent en arrière-plan avec une barre de progression (« X/Y items traités ») ; un scan automatique clôt l'opération.
6. Droits d'accès
Les droits sont vérifiés côté serveur et l'interface s'adapte :
| Profil monday | Scanner | Modifier les règles | Résoudre (fusion, archive…) |
|---|---|---|---|
| Admin du compte ou propriétaire du board | ✅ | ✅ | ✅ |
| Membre (ni admin, ni propriétaire) | ❌ | ❌ | ❌ (consultation des résultats du dernier scan) |
| Viewer / invité (lecture seule monday) | ✅ (lecture) | ❌ | ❌ |
Les bannières correspondantes s'affichent en haut de l'app. Pour un membre : « Lecture seule : seuls les admins du compte et les propriétaires de ce tableau peuvent lancer un scan ou traiter les doublons. Vous pouvez consulter les résultats du dernier scan. » Pour un viewer : « Vous consultez cette vue en lecture seule — vous pouvez lancer un scan, mais demandez à un membre du board pour résoudre des doublons. »
La connexion OAuth vaut pour tout le compte : une fois l'app connectée par une personne, l'équipe peut consulter les résultats sans refaire l'autorisation.
7. FAQ
Le scan peut-il modifier mes données ?
Non. Le scan lit le board, c'est tout. Seules vos actions explicites (fusionner, archiver, supprimer) modifient quoi que ce soit. Chacune est protégée par une confirmation en deux clics.
Que devient un item archivé ?
Il reste dans les archives monday du board, récupérable à tout moment. La fusion n'utilise jamais la suppression définitive.
Pourquoi un groupe affiche « - » dans une colonne ?
La colonne a été ajoutée aux « colonnes affichées » après le scan : les valeurs sont capturées au moment du scan. Relancez un scan pour les voir.
Jusqu'à quelle taille de board ?
100 000 items par scan. Au-delà, limitez le scan à certains groupes dans les Réglages. Sur les très gros volumes en mode Approchant, l'app peut signaler « Bloc tronqué à 250 items » : affinez vos règles pour des résultats exhaustifs.
La fusion peut-elle écraser des valeurs du master ?
Jamais. La fusion complète uniquement les champs vides du master, avec des valeurs relues en direct au moment de l'action. Ce qui est déjà rempli reste intact, et un update de traçabilité liste les items archivés.
Plusieurs personnes peuvent-elles l'utiliser ?
Oui. Les règles sont enregistrées par board et partagées par toute l'équipe. La connexion OAuth est par compte monday. Voir Droits d'accès pour qui peut quoi.
Comment changer la langue de l'app ?
Le sélecteur EN | FR est dans l'en-tête de l'app. Le choix est mémorisé par utilisateur, dans le navigateur.
Mes données quittent-elles monday ?
L'app tourne sur l'infrastructure monday code (les serveurs de monday.com). Les résultats de scan sont conservés le temps du traitement (3 derniers scans par board), les valeurs y sont tronquées au strict nécessaire d'affichage, et les jetons d'accès sont chiffrés au repos. Détails : politique de confidentialité.
Que se passe-t-il si je désinstalle l'app ?
L'app ne touche pas à vos boards. Vous pouvez la réinstaller à tout moment.
8. Support
Un bug, une question, un cas particulier ? Écrivez à admin@ethanolle.com : réponse rapide, en français ou en anglais.
L'aide intégrée est aussi à un clic : le bouton ? dans l'en-tête de l'app ouvre le guide en 3 étapes et la vidéo de prise en main.
Et si votre monday mérite plus qu'un nettoyage de doublons (architecture CRM, automatisations, intégrations), réservez un appel découverte gratuit de 30 min avec Ethanolle, l'agence monday qui édite cette app.
