Documentation · Formulle pour monday.com

Guide d’utilisation de Formulle

Formulle crée des formulaires branchés sur vos tableaux monday.com. Chaque envoi crée un élément, ou modifie un élément existant : par un lien unique envoyé à la bonne personne, ou directement dans la fiche de l’élément. C’est la différence avec les formulaires natifs de monday, qui créent toujours un doublon.

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1. Présentation

Formulle s’ajoute comme une vue sur n’importe quel tableau monday.com et propose trois façons de travailler, cumulables sur un même tableau :

Usage	Comment ça marche	Pour qui
Vue d’élément	Le formulaire s’affiche dans la fiche de chaque élément, déjà rempli avec ses valeurs. On corrige, on enregistre, la fiche est à jour.	Votre équipe — y compris les observateurs, sans siège payant.
Lien de modification	Chaque élément reçoit son lien unique dans une colonne Lien. La personne qui l’ouvre modifie sa fiche, préremplie, sans voir le tableau.	Clients, fournisseurs, candidats — hors de monday.
Création d’éléments	Un lien public classique : chaque envoi crée un nouvel élément dans le groupe de votre choix.	Tout le monde, aucun compte requis.

Fiche monday de l'élément « Le Fournil d'Or — Roubaix » avec l'onglet Formulle ouvert : le formulaire de visite est prérempli, le champ Nom grisé en lecture seule — L’argument n°1 : le formulaire prérempli dans la fiche. Ici le Nom est en lecture seule — l’observateur met à jour la visite, sans licence payante et sans risque de casser le reste.

Pourquoi pas un formulaire monday natif ? Un envoi WorkForms crée toujours un nouvel élément, même prérempli — d’où les doublons. Formulle écrit sur l’élément existant quand c’est ce que vous voulez, et re-valide tout côté serveur avant d’écrire.

2. Installation & connexion

Formulle se distribue par lien privé. Si l’app n’est pas encore sur votre compte monday, demandez le lien d’installation à Ethanolle (admin@ethanolle.com), validez l’écran d’autorisation monday, et l’app devient disponible pour tout le compte.

Ensuite, sur le tableau où vous voulez vos formulaires :

Ouvrez le tableau et cliquez sur le + à droite des onglets de vues (« Ajouter une vue »).
En bas du menu, ouvrez Applications.
Cherchez « Formulle » dans la liste des applications installées et cliquez dessus.

Menu monday « Ajouter une vue » ouvert sur le board CRM Terrain, avec l'entrée Applications en bas — Le menu « + Ajouter une vue » → **Applications** → Formulle.

À la première ouverture de la vue, Formulle demande une autorisation pour écrire sur vos tableaux. Cliquez sur Connecter l’app : une fenêtre monday s’ouvre, validez, elle se referme toute seule. Cette autorisation n’est demandée qu’une seule fois par compte — pas à chaque tableau, pas à chaque utilisateur.

3. Créer votre premier formulaire

La vue liste les formulaires du tableau. La pastille en haut compte les formulaires de tout votre compte, tous tableaux confondus.

Vue Formulle : liste de deux formulaires (Nouveau contact terrain, Formulaire de visite terrain), tous deux actifs, avec le bouton Nouveau formulaire — La liste des formulaires du tableau, avec leur type et leur statut (**Brouillon**, **Actif** ou **Fermé**).

Cliquez sur Nouveau formulaire, donnez un titre, puis choisissez le type : Création d’items (« Chaque réponse crée un nouvel item sur le tableau. ») ou Modification d’items (« Chaque item reçoit un lien unique pour être modifié via le formulaire. »). Ce choix est définitif pour ce formulaire.
Dans l’onglet Questions, ouvrez + Ajouter une question… : chaque question correspond à une colonne du tableau (ou au « Nom de l’item »). Réordonnez avec ↑ et ↓, supprimez avec ✕.
Cliquez sur Activer en haut à droite. Tout se sauvegarde en continu (« Enregistré ✓ ») — il n’y a pas de bouton Enregistrer.
Onglet Partage : copiez le lien public et envoyez-le. Chaque envoi crée un élément sur le tableau.

Dialogue de création : champ Titre du formulaire rempli avec « Nouveau contact terrain », deux cartes Type : Création d'items (sélectionnée) et Modification d'items — Le choix du type au moment de la création. Pour un formulaire qui remplit des fiches existantes, prenez **Modification d’items**.

Onglet Questions : liste des questions du formulaire de visite (Nom en lecture seule, Étape, Contact sur place, saut de page « Suivi et pièces », Date de relance) avec l'aperçu en direct à droite — L’onglet **Questions** : la liste à gauche, l’aperçu en direct à droite. Le menu déroulant liste les colonnes du tableau pas encore utilisées.

Le formulaire public est propre sur ordinateur comme sur téléphone, et re-validé côté serveur à chaque envoi :

Page publique du formulaire « Nouveau contact terrain » remplie : nom, téléphone au format français, email, secteur Nord coché — La page publique. Téléphone avec sélecteur de pays, cases à cocher pour les colonnes déroulantes : chaque type de colonne a son champ adapté.

Écran de confirmation après envoi : coche violette, « Merci ! Votre réponse a bien été enregistrée. » — Après l’envoi. Texte personnalisable, ou redirection vers votre site (section 6.6).

4. La vue d’élément : modifier depuis la fiche

C’est la fonctionnalité qui change le budget licences. Sur monday, modifier une fiche exige normalement un siège payant. Avec la vue d’élément Formulle, toute personne qui peut ouvrir la fiche peut la mettre à jour via le formulaire — y compris un observateur (viewer). Le formulaire ne montre que les champs que vous avez choisis, applique la lecture seule et les conditions, et le serveur re-valide tout avant d’écrire.

Créez un formulaire en mode Modification d’items et cliquez sur Activer (section 3).
Ouvrez la fiche d’un élément du tableau, cliquez sur le + à droite des onglets de la fiche, puis Applications → Formulle. L’onglet apparaît une fois pour tout le tableau.
C’est en place : l’onglet Formulle de chaque fiche affiche le formulaire prérempli avec les valeurs de l’élément. On modifie, on envoie, la fiche est à jour — toast « Élément mis à jour », puis Modifier à nouveau pour corriger encore.

L'onglet Formulle dans la fiche d'un élément : formulaire de visite prérempli, Nom grisé, Étape sur « Visite planifiée » — La fiche du « Fournil d’Or » : Nom en lecture seule, Étape et Montant préremplis. L’observateur corrige ce qu’il doit corriger, rien d’autre.

Plusieurs formulaires de modification actifs ? Une barre Formulaire apparaît en haut de l’onglet pour choisir lequel afficher, et la fiche retient votre choix.

Ouverte à qui voit la fiche, par conception. La vue d’élément ne filtre pas par rôle monday : c’est ce qui permet aux observateurs de corriger. Vous gardez la main par le choix des champs, la lecture seule et les conditions — voir Droits d’accès.

5. Modifier par lien : la colonne Lien

Pour faire corriger une fiche par quelqu’un qui n’est pas dans monday — un client, un candidat, un fournisseur — chaque élément reçoit un lien unique, écrit dans une colonne Lien du tableau. La personne qui l’ouvre voit son formulaire prérempli et ne peut modifier que sa fiche.

Si le tableau n’a pas de colonne Lien, créez-en une (+ en bout de colonnes → Lien). Formulle affiche sinon : « Ce tableau n’a pas de colonne Lien. Créez-en une sur le tableau (+ → Lien), puis revenez ici. »
Dans votre formulaire de modification, ouvrez l’onglet Liens d’édition, choisissez la Colonne Lien de destination et le Texte du lien (ce que la colonne affichera, par exemple « Modifier ma fiche »).
Cliquez sur Activer : l’activation génère les liens de tous les éléments existants. Le bouton Générer les liens des items existants permet de relancer l’opération à tout moment — elle ne crée jamais de doublon.

Onglet Liens d'édition : colonne « Formulaire de visite » sélectionnée, texte du lien « Modifier ma fiche », backfill terminé sur 15 items, liens automatiques actifs — « Terminé : 15 item(s) traité(s) » puis « Liens automatiques actifs pour les nouveaux items ✓ » : les éléments créés plus tard recevront leur lien seuls, tant que le formulaire est actif.

Le tableau CRM Terrain avec la colonne « Formulaire de visite » remplie de liens « Modifier ma fiche » sur chaque ligne — Côté tableau : chaque ligne a son lien. Une automatisation email monday peut l’envoyer à la bonne personne (la colonne Lien s’insère dans le corps du mail).

Page publique ouverte par un lien d'édition : formulaire de visite prérempli pour « Le Fournil d'Or — Roubaix », Nom en lecture seule, étape 1 sur 2 — Ce que voit la personne qui clique : sa fiche, déjà remplie, rien que la sienne. Les liens sont longs et aléatoires — pas devinables en changeant un chiffre.

Trois règles à connaître. ① Une seule colonne Lien par formulaire actif : activer un deuxième formulaire sur la même colonne est refusé, fermez d’abord le premier. ② Le lien général de l’onglet Partage n’est pas partageable en mode modification — chaque élément a le sien. ③ Fermer le formulaire invalide immédiatement tous les liens envoyés (« Lien expiré ») ; à la réactivation, régénérez-les.

6. Les réglages en détail

6.1 Types de questions

Une question par colonne monday, plus le nom de l’élément et les sauts de page. Les colonnes non prises en charge sont listées sous le menu d’ajout et restent simplement hors formulaire.

Question	Colonne monday	À savoir
Nom de l’item	Nom	Ajoutée en « Réponse requise » par défaut.
Texte	Texte	255 caractères au maximum.
Texte long	Texte long	2 000 caractères au maximum.
Nombre	Nombres	Virgule ou point acceptés.
Date	Date	Sans l’heure.
Statut	Statut	Choix unique. Écrit par identifiant de label : renommer un label sur le tableau ne casse rien.
Liste déroulante	Liste déroulante	Choix multiple, en cases à cocher.
Case à cocher	Case à cocher
Email	E-mail	Format vérifié à l’envoi.
Téléphone	Téléphone	Sélecteur de pays (France par défaut), numéro reformaté et écrit au format international.
Lien	Lien	http ou https exigé.
Connect boards	Connect boards	Les choix proposés sont les éléments du board lié, chargés en direct, avec recherche. 50 sélections au maximum. La colonne doit être liée à un board sur monday avant l’activation.
Localisation	Localisation	Recherche d’adresse (OpenStreetMap) ou bouton « Ma position ». L’adresse ET les coordonnées sont écrites — une adresse tapée sans sélection est refusée.
Fichier	Fichier	10 Mo par fichier, 5 par question au maximum. Photo à l’appareil sur téléphone, webcam sur ordinateur. Les pièces déjà sur l’élément ne sont jamais remplacées ni supprimées.

6.2 Réglages d’une question

Cliquez sur l’intitulé d’une question pour déplier ses réglages : Intitulé, Texte d’aide (avec gras, italique, souligné, listes et liens), Placeholder, et la case Réponse requise. Sur un formulaire de modification s’ajoute Lecture seule (affichée mais non modifiable) : le champ montre la valeur de la fiche sans permettre de la changer — le serveur refuse aussi toute tentative directe.

Panneau de réglages de la question « Compte rendu de visite » : intitulé, éditeur de texte d'aide avec barre de mise en forme, texte d'aide rempli — Les réglages d’une question. Le texte d’aide s’affiche sous l’intitulé sur le formulaire, comme dans l’aperçu à droite.

Les questions Fichier ont deux réglages en plus : Nature des fichiers (« Tout type de fichier » ou « Images uniquement ») et Nombre de fichiers (1 à 5).

Réglages de la question fichier « Photos du site » : Nature des fichiers sur Images uniquement, Nombre de fichiers sur 3 fichiers maximum — Une question photo de terrain : images uniquement, 3 fichiers au maximum.

6.3 Pages multiples

L’option — Saut de page — du menu d’ajout découpe le formulaire en étapes, avec barre de progression (« Étape 1 sur 2 », pourcentage) et boutons Précédent / Suivant. Donnez un titre à chaque page directement dans la liste des questions (« Titre de la page suivante (optionnel) »).

6.4 Logique conditionnelle

« Affichez ou masquez chaque question selon les réponses précédentes. Contrairement à d’autres apps, toutes les colonnes peuvent déclencher une règle (nombres, dates, texte…). » Cochez Visible sous condition sur une question, choisissez la question déclencheuse (forcément située avant), l’opérateur et la valeur. Jusqu’à 10 conditions par question, combinées en Toutes les conditions (ET) ou Au moins une (OU).

Onglet Logique : la question Date de relance est visible sous condition, règle « Devis à envoyer est égal à cochée » — « Date de relance » ne s’affiche que si la case « Devis à envoyer » est cochée. Opérateurs selon le type : est égal à, contient, est supérieur à, est avant le, est vide…

Les questions masquées ne bloquent jamais l’envoi. Une question requise mais cachée par une condition n’est pas exigée, et sa réponse éventuelle n’est jamais écrite sur le tableau — le serveur retire les réponses des questions masquées avant d’écrire. Masquer une question masque aussi en cascade celles qui dépendent d’elle.

6.5 Design et aperçu

L’onglet Design règle l’habillage : Couleur principale, Couleur du bouton, Fond de page, URL du logo (https), Image de fond (https, optionnel), le texte du Bouton d’envoi et la Description du formulaire affichée sous le titre. Les URL d’images doivent être en https, sinon le champ n’est pas enregistré (l’avertissement s’affiche sous le champ).

L’onglet Design. Chaque changement se reflète immédiatement dans l’aperçu.

L’aperçu de droite simule le formulaire réel, envoi compris, et bascule entre Bureau et Mobile :

Éditeur avec l'aperçu en mode Mobile : le formulaire « Nouveau contact terrain » affiché en largeur téléphone — L’aperçu **Mobile**. La page publique est pensée téléphone d’abord — appareil photo natif compris pour les questions fichier.

6.6 Après l’envoi

Deux comportements au choix dans l’onglet Design : Écran de remerciement (titre + message en texte riche, par défaut « Merci ! Votre réponse a bien été enregistrée. ») ou Redirection vers une URL de votre site, en https.

6.7 Partage et groupe de destination

L’onglet Partage donne le lien public — « Toute personne disposant de ce lien peut répondre — aucun compte monday nécessaire. » Pour un formulaire de création, le Groupe de destination choisit le groupe du tableau où les nouvelles réponses créent leurs éléments (par défaut, le premier groupe).

Onglet Partage : lien public avec bouton Copier, groupe de destination réglé sur « Tournée · semaine 32 » — Lien public + groupe de destination. Tant que le formulaire est en brouillon ou fermé, le lien répond « formulaire fermé ».

7. Suivre les réponses

L’onglet Réponses journalise chaque envoi avec son état : Livrée (écrite sur le tableau), En attente, Échec ou Spam. Cliquez sur une ligne pour lire le détail des réponses.

Onglet Réponses : six réponses datées, toutes à l'état Livrée, avec le nom de l'élément monday concerné — Le journal des réponses du formulaire de visite. Le bouton **Actualiser** recharge la liste.

La réponse n’est jamais perdue. Chaque envoi est enregistré avant d’être écrit sur monday : le répondant voit toujours l’écran de remerciement, même si monday est en panne à cet instant. La livraison est retentée automatiquement (1 min, 5 min, 30 min, 2 h, 12 h), puis passe en Échec avec un bouton Réessayer. Les réponses livrées sont purgées après 90 jours — le tableau monday reste votre source de vérité.

8. Droits d’accès

Qui	Peut faire
Propriétaire du tableau	Tout : créer, modifier, activer, fermer, supprimer les formulaires, lire les réponses. Les admins du compte monday ont les mêmes droits.
Membre non propriétaire	Consulter la liste en lecture seule et copier le lien d’un formulaire de création actif.
Observateur / invité	Modifier une fiche via la vue d’élément — c’est le but. Aucun accès au reste.
Personne extérieure	Répondre via le lien public ou son lien d’édition. Rien d’autre : la page publique ne contient aucun identifiant du tableau ni du compte.

Le rôle est re-vérifié auprès de monday à chaque action de gestion — un lien copié ou un onglet resté ouvert ne donne aucun droit. Si vous n’êtes pas propriétaire, l’app vous invite à demander à un propriétaire du tableau (ou à un admin) de vous ajouter.

9. Forfaits et quotas

Le forfait s’applique à tout le compte monday, tous tableaux confondus : Gratuit (3 formulaires), Silver (10), Gold et Enterprise (illimités). Les réponses sont illimitées sur tous les forfaits, et toutes les fonctions de ce guide sont disponibles dès le forfait gratuit. La pastille à côté du logo indique où vous en êtes ; le détail vit dans l’onglet Abonnement de chaque formulaire.

À la limite, la création de nouveaux formulaires est bloquée et une bannière propose de supprimer un formulaire ou de passer au forfait supérieur — les formulaires existants continuent de fonctionner. Après un paiement, le forfait se met à jour en quelques secondes : cliquez sur Actualiser dans l’onglet Abonnement. Le forfait est attaché au compte : il survit à une désinstallation puis réinstallation de l’app.

10. FAQ

La personne qui remplit doit-elle avoir un compte monday ?

Non. Le lien public et les liens d’édition s’ouvrent dans n’importe quel navigateur, sans compte ni connexion. Seule la gestion des formulaires se fait dans monday.

Comment ma cliente reçoit-elle son lien de modification ?

Le lien de chaque élément vit dans la colonne Lien du tableau. Le plus simple : une automatisation email monday (« quand un élément est créé, envoyer un email ») qui insère cette colonne dans le message. Vous pouvez aussi copier le lien à la main depuis le tableau.

Et pour ceux qui travaillent déjà dans monday ?

La vue d’élément : le formulaire prérempli directement dans la fiche. Un observateur corrige sa fiche sans siège payant et sans droit d’édition sur le tableau.

Et si quelqu’un modifie ce qu’il ne doit pas ?

Vous choisissez champ par champ : absent du formulaire, en lecture seule, ou visible sous condition. Le serveur re-valide chaque envoi (champs requis, formats, visibilité) — le formulaire affiché n’est jamais cru sur parole. Et les liens d’édition sont longs et aléatoires, pas devinables.

Un champ laissé vide efface-t-il la valeur déjà sur monday ?

Jamais. En modification, un champ laissé vide conserve la valeur existante de la fiche. Même logique pour les fichiers : les pièces déjà jointes restent, marquées « déjà joint », et ne sont ni re-téléversées ni supprimées.

Je ferme un formulaire de modification : que deviennent les liens déjà envoyés ?

Ils s’arrêtent net — la page répond « Lien expiré ». À la réactivation, cliquez sur Générer les liens des items existants pour émettre des liens frais dans la colonne.

Puis-je avoir deux formulaires de modification actifs sur le même tableau ?

Oui, à une condition : chacun sa colonne Lien. Activer un deuxième formulaire sur une colonne déjà utilisée est refusé avec le nom du formulaire en conflit. Dans la vue d’élément, une barre de choix permet de passer de l’un à l’autre.

monday est en panne au moment où quelqu’un envoie ?

La réponse est enregistrée chez Formulle avant d’être écrite sur monday. Le répondant voit son écran de remerciement, la livraison est retentée automatiquement, et l’onglet Réponses montre l’état de chaque envoi.

Pourquoi l’adresse que j’ai tapée n’est-elle pas acceptée ?

Une question Localisation écrit l’adresse ET ses coordonnées. Il faut donc choisir une suggestion dans la liste, ou appuyer sur « Ma position » — un texte libre sans coordonnées est refusé, pour ne jamais poser un point faux sur vos cartes monday.

Les formulaires publics attirent les robots : et le spam ?

Piège invisible pour les robots, limites de débit par adresse IP, et marquage « Spam » dans le journal des réponses — sans jamais infliger de CAPTCHA à vos vrais répondants.

Que deviennent mes données si je désinstalle l’app ?

Les données du compte (autorisation, formulaires, réponses) sont supprimées de nos serveurs, au plus tard sous 10 jours. Ce qui a été écrit sur vos tableaux monday vous reste, évidemment. Détail dans la politique de confidentialité.

Support

Une question, un formulaire à monter, un cas particulier ? Écrivez-nous : admin@ethanolle.com. Réponse rapide, en français ou en anglais. Pour un accompagnement complet, réservez un appel découverte.

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