La gestion de projet peut vite devenir un casse-tête : retards accumulés, surcharge des équipes, manque de visibilité sur l’avancement… C’est pour faire face à ces difficultés qu’est née la méthode Kanban. Fondée sur une approche agile et visuelle, elle repose sur trois règles essentielles : la visualisation des tâches, la limitation du travail en cours et l’amélioration continue des processus.
Comment définir la méthode Kanban ? Quelle est son importance et comment l’utiliser efficacement ? Autant de questions auxquelles nous répondrons dans ce guide. Que vous soyez une PME en pleine croissance ou une grande entreprise, découvrez comment cette méthodologie peut améliorer vos processus.
En quoi consiste la méthode Kanban ?
La méthode Kanban est un système de gestion visuelle, originaire du Japon, qui vise à optimiser les flux de travail et améliorer la productivité. Elle est née dans l’industrie automobile japonaise et, plus précisément, chez Toyota dans les années 1940.
Cette méthode a été conçue pour optimiser la production et la chaîne d’approvisionnement en flux tendu et réduire le gaspillage. C’est d’ailleurs son avènement qui a permis l’éclosion du Lean Manufacturing, aujourd’hui connu sous le nom de Lean Management.
Cependant, c’est dans les supermarchés américains qu’il faut chercher l’origine de la méthode Kanban. En réalité, lors d’un voyage aux États-Unis, Kiichiro Toyoda découvre une nouvelle approche :
- Dans les supermarchés, les clients parcourent librement les rayons pour se servir.
- Un bon de remplacement est automatiquement généré dès qu’une référence vient à manquer.
Ensuite, le constructeur japonais a décidé de matérialiser les besoins en matière de fabrication. Pour y arriver, il a utilisé des cartes qui serviront d’étiquettes. C’est de cette idée que provient le nom Kanban qui signifie en français « étiquette » ou « enseigne ».
Depuis lors, divers domaines, comme l’informatique, la logistique et la gestion de projet ont adopté Kanban et ses nombreux dérivés. Aujourd’hui, la méthode est utilisée et reconnue dans le monde entier pour sa simplicité, son adaptabilité et son rôle dans l’amélioration continue.
Quels sont les quatre piliers du système Kanban ?
La méthode Kanban se repose sur quatre piliers qu’il convient de connaître pour l’utiliser efficacement. Ce sont des principes simples, mais puissants qui permettent une amélioration continue des processus et une adoption progressive.
- Commencez par ce que vous faites actuellement: ne changez pas radicalement les processus existants. Utilisez-les tout en cherchant à les améliorer de manière progressive ;
- Acceptez les changements progressifs et évolutifs: préférez une approche douce au lieu d’envisager de brusques changements. Pour des modifications sur la durée, optez pour une flexibilité du travail et une constance.
- Respectez les processus, les rôles et les responsabilités existants : la méthode Kanban ne remet pas en question les rôles et les structures hiérarchiques en place. Elle s’intègre parfaitement au système existant, sans bouleverser les responsabilités des membres de l’équipe. Avec le respect des pratiques actuelles, la méthode Kanban préserve les éléments qui fonctionnent bien, tout en facilitant la détection des points à améliorer.
- Encourager le leadership à tous les niveaux : la méthode Kanban invite tous les acteurs à participer au processus. Qu’il s’agisse de la direction, des collaborateurs et des clients, tous les membres peuvent participer à votre réflexion.
Quels sont les trois types de Kanban ?
La méthode Kanban doit sa popularité à ses différentes versions qui lui permettent de répondre aux différentes problématiques. Au nombre de trois, ces principaux genres de Kanban s’adaptent à des secteurs variés.
Le Kanban de production
Le Kanban de production gère et fluidifie les flux de matériaux et de pièces tout au long du cycle de vie d’un produit. Cet exemple de Kanban intervient donc dans les environnements de production et de fabrication industrielle.
Une fois la méthode intégrée dans un process, ses cartes Kanban indiquent la nécessité de produire certains éléments manquants. Pour mieux profiter de cette stratégie, disposez les postes de travail concernés côte à côte.
Le Kanban de mouvement
Encore appelé Kanban de transport, le Kanban de mouvement signale de manière efficace un besoin de déplacement des stocks. Avec ce second type de Kanban, il devient facile de communiquer entre deux postes d’une même chaîne de production.
Ainsi, un poste situé en aval dans la chaîne de production peut indiquer la quantité d’éléments à lui livrer. Toutefois, pour qu’il puisse y arriver, il faut que le second poste se trouve en amont dans la manutention de produits. Le respect des positions de chaque poste est donc capital pour l’efficacité de cet exemple de Kanban.
L’e-Kanban
L’e-Kanban est la version digitale de la méthode Kanban, telle que nous la connaissons aujourd’hui. Elle reprend les fondements du Kanban industriel au domaine de la gestion de projet. Avec cette nouvelle approche, les équipes bénéficient d’une grande flexibilité et d’une efficacité notable dans les processus.
Pourquoi utiliser la méthode Kanban ?
Afin de saisir toute la portée de la méthode Kanban, il convient de différencier la production à flux poussé de celle à flux tiré.
La production à flux poussé
Lorsqu’une entreprise produit des biens de consommation de manière ininterrompue, alors sa production est à flux poussé. Dans ce cas, ses stocks sont toujours pleins et elle est capable d’honorer une commande urgente dans les plus brefs délais.
Seul bémol, elle risque de produire plus qu’il n’en faut, étant donné qu’elle ne tient pas compte de la demande de la clientèle. Cela représente donc un gaspillage des ressources pour cette entreprise.
La production à flux tirés
Avec la production à flux tirés, l’entreprise ne démarre la production que lorsqu’un besoin se manifeste. Elle évite ainsi le gaspillage des ressources, mais sa chaîne de production doit être optimisée. Les flux doivent être parfaitement maîtrisés et l’information doit aisément circuler.
C’est justement pour atteindre ces objectifs que la méthode Kanban trouve son importance. En utilisant ce système, l’entreprise optimise ses ressources humaines et financières. La méthode Kanban lui permet d’éliminer tout gaspillage, d’améliorer l’efficacité professionnelle et de gérer convenablement la charge de travail. En procédant ainsi, elle peut rapidement améliorer sa rentabilité et ses performances.
Exemples concrets d’utilisation de Kanban
La méthode Kanban est une approche initialement née dans l’industrie manufacturière chez Toyota. Elle s’adapte donc à ce secteur d’activité et participe amplement à l’amélioration de la productivité.
Avec le temps, elle a été adaptée à d’autres secteurs, ce qui en fait un outil de gestion de projet très polyvalent. Actuellement, elle s’utilise dans les services, la vente, le développement logiciel, et même dans des contextes non numériques tels que les hôpitaux.
Industrie manufacturière
Dans l’industrie manufacturière, la méthode Kanban améliore la production et réduit les stocks. Sa mise en place optimise aussi la chaîne d’approvisionnement à travers l’utilisation de signaux visuels, comme les cartes Kanban.
Gestion de projet
En matière de gestion de projet, la méthode Kanban se montre très efficace pour visualiser et gérer l’avancement des projets de toutes sortes. Elle facilite la communication et la collaboration entre les membres d’une équipe pour un meilleur rendement.
Développement logiciel
Le système Kanban est largement utilisé dans le secteur du développement logiciel. Il sert à corriger les bugs, visualiser et suivre les tâches de développement, et les revues de code.
Services
Pour gérer les demandes de support client, les tâches de marketing ou les processus de vente, les équipes de service utilisent aussi la méthode Kanban. En adaptant les principes Kanban à leurs besoins spécifiques, ils réussissent à optimiser et gérer les flux de travail avec efficacité.
Vente
L’application de la méthode Kanban dans le secteur de la vente facilite la gestion des prospects, le suivi du pipeline et la communication interne. Avec l’intégration de ce système, les équipes de vente arrivent à nettement améliorer leur productivité.
Santé
Dans les hôpitaux et cliniques, la méthode Kanban se montre aussi très efficace. Concrètement, il se montre très utile pour optimiser la gestion des patients, la planification des rendez-vous et la gestion des stocks de médicaments.
Comment utiliser la méthode Kanban ?
Pour utiliser la méthode Kanban, respectez le premier principe fondamental de la méthodologie (commencez par ce que vous faites actuellement). En respectant cette règle, il est possible d’appliquer le système Kanban à n’importe quel processus.
L’étape suivante consiste à créer un tableau Kanban à l’aide d’un tableau blanc et de quelques post-its. Pour une bonne visualisation du tableau Kanban, n’hésitez pas à utiliser un outil de gestion de projet tel que monday work management. Il propose plus de 11 façons de consulter chaque projet, y compris sous la forme d’un tableau de type Kanban.
En utilisant ce logiciel de gestion, vous bénéficiez aussi de plusieurs automatisations monday. Elles vous aident à automatiser des tâches pour un suivi de projet en temps réel.
Automatisation et outils Kanban : logiciels intuitifs et technologiques
Avec la numérisation croissante des entreprises et des méthodes de travail, les outils Kanban sont devenus une composante essentielle de la gestion de projet moderne. Oubliez les post-its sur un tableau blanc : des interfaces dynamiques, automatisées et collaboratives les remplacent.
Les logiciels Kanban permettent aux équipes de visualiser leur flux de travail, d’assigner des tâches, de recevoir des notifications en temps réel et d’automatiser les étapes répétitives. Si Kanboard se distingue par sa simplicité, sa légèreté et sa capacité à s’adapter à un grand nombre de contextes de travail, ce n’est que l’une des nombreuses solutions disponibles.
Monday.com et d’autres plateformes plus robustes et plus attractives visuellement, telles que Jira et Click-Up, offrent des fonctionnalités avancées qui conviendront à des utilisateurs plus exigeants. Ces logiciels Kanban ne sont pas de simples plateformes qui représentent des tâches. Ils intègrent des systèmes d’automatisation intelligente, des rapports en temps réel et une intégration avec d’autres plateformes.
Logiciels
- monday.com
- Click-up
- Kanboard
- Trello
- Jira
- Asana
- Airtable
Coût
- Freemium
- Freemium
- Gratuit
- Freemium
- Payant
- Freemium
- Freemium
Automatisation
- Excellente
- Très bonne
- Moyenne
- Bonne
- Excellente
- Bonne
- Excellente
Le bon outil Kanban à utiliser dépend de vos besoins. Si vous recherchez la simplicité et le contrôle total, Kanbord reste une option envisageable. Pour des utilisations plus orientées automatisation poussée et collaboration, des logiciels comme monday.com peuvent offrir un meilleur rapport fonctionnalité/simplicité.
Important : Pour profiter de toutes les fonctionnalités de monday.com, demandez son intégration complète auprès d’agences spécialisées et partenaires de Monday. Ensuite, choisissez parmi les tarifs monday disponibles pour profiter d’une vue Kanban sur mesure.
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Comment faire un tableau Kanban ?
La conception d’un tableau Kanban pour le management de projet requiert le respect de certaines étapes simples, mais incontournables.
Repérez les tâches à réaliser
Avant de créer un tableau Kanban gratuit, identifiez d’abord les tâches à réaliser. Cette étape est primordiale, quelle que soit la complexité du projet. Pour ce faire, découpez les processus en autant de tâches que possible. L’objectif est d’obtenir des sous-tâches faciles à réaliser pour améliorer l’efficacité du projet.
Créez un tableau numérique ou physique
Une fois les tâches identifiées, suivez leur avancement tout au long du projet. Pour y arriver, créez un tableau numérique ou physique à trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ».
Pour représenter visuellement les tâches, servez-vous d’étiquettes. Vous pouvez remplacer celles-ci par des Post-its si vous utilisez un tableau physique.
Assignez les tâches aux collaborateurs
Dès que vous placez les tâches sur le tableau, attribuez-les à différents collaborateurs. N’oubliez pas de fixer des échéances à chaque tâche en fonction des jours non travaillés (fériés, week-end, etc.). Pour plus de fluidité, ajoutez des commentaires au tableau, si besoin.
Suivez les progrès de l’équipe
Pendant cette étape, déplacez les étiquettes d’une colonne à l’autre au fur et à mesure que l’équipe effectue les tâches. Cela optimise la visualisation du flux de travail et facilite le suivi du progrès du projet.
Durant la réalisation des tâches, il est tout à fait possible de modifier le tableau Kanban gratuit. Il suffit d’ajouter de nouvelles cartes pour représenter les tâches récemment mises en place.
Pour que la création du tableau Kanban soit un vrai succès, communiquez régulièrement avec les membres de votre équipe lors des réunions organisées. Au cours de ces entrevues, discutez autour du tableau pour faciliter la prise de décision.
Par ailleurs, le suivi du projet reste également indispensable pour vite détecter les blocages et les difficultés. La résolution de ces problèmes dans les plus brefs délais favorise une livraison rapide du produit ou du service dans les temps.
Quels sont les critères d’entrée et de sortie dans Kanban ?
Encore appelés « Definition of Ready » et « Definition of Done”, les critères d’entrée et de sortie jouent un rôle important dans la méthode Kanban. Ils ont pour objectif de garantir la fluidité et la qualité du flux de travail.
Les critères d’entrée (Definition of Ready)
Les critères d’entrée sont un ensemble de conditions qu’une tâche doit remplir avant d’être traitée par une équipe. Grâce à ces critères, des éléments incomplets ou mal définis ne peuvent plus bloquer le flux de travail. Voici des exemples de critères d’entrée :
- La tâche est clairement décrite avec ses objectifs.
- Les dépendances sont identifiées ou levées.
- Le responsable ou l’exécutant est désigné.
- La priorité est confirmée par le responsable de projet.
- Toutes les informations nécessaires sont disponibles.
Noter : Les critères d’entrée ne sont pas identiques et peuvent varier selon la colonne du tableau et le type de projet.
Les critères de sortie (Definition of Done)
Les critères de sortie précisent ce qu’une tâche doit accomplir pour être jugée comme achevée. Le respect de ces conditions évite que des tâches soient déplacées trop tôt dans la colonne « Terminé ». Cela garantit alors un niveau de qualité constant dans la production. Voici des exemples de critères de sortie :
- Le livrable a été revu et validé par un pair ou un référent.
- La documentation est mise à jour.
- Les tests ou vérifications nécessaires ont été effectués.
- Le client interne ou externe a approuvé le résultat.
Noter : À l’instar des critères d’entrée, les critères de sortie dépendent aussi du type de projet.
Quelle est la différence entre la méthodologie Kanban et la méthode Scrum
La méthode Kanban et la méthode Scrum sont toutes deux des méthodologies agiles. Elles améliorent la performance, la flexibilité et encouragent le travail en équipe. Par contre, elles ne sont pas identiques à tout point et présentent quelques différences importantes.
Critère
- Approche
- Structure du temps
- Limitation du travail
- Livraison
- Rôles définis
- Modifications en cours
- Planification
- Visualisation
- Outil de mesure
- Flexibilité
- Objectif principal
Kanban
- Flux continu
- Pas de sprint fixe
- WIP (Work In Progress)
- Continu, dès qu'une tâche s'achève
- Pas de rôles formels obligatoires
- Ajouter/retirer des tâches à tout moment
- Planification continue
- Tableau Kanban avec colonnes
- Lead time, cycle time, débit
- Très souple et adaptable
- Amélioration continue du flux de travail
Scrum
- Approche itérative par sprints
- Sprint de durée fixe
- Backlog priorisé, sans limite de WIP explicite
- À la fin de chaque sprint
- Rôles bien définis
- Changements évités pendant un sprint
- Planification stricte au début de chaque sprint
- Scrum Board avec sprint backlog et burn-down chart
- Vélocité, burn-down chart
- Plus structuré avec des règles strictes
- Livraison incrémentale de valeur
La méthode Kanban est un outil de visualisation des tâches qui met en place des flux de travail continus et efficaces. Elle se distingue par sa grande tolérance au changement, l’amélioration continue et la focalisation sur une seule tâche.
En revanche, la méthode Scrum est très structurée et organisée autour de cycles de travail itératifs appelés sprints. Avec cette méthodologie, il est possible de distinguer des rôles clairs comme le Scrum Master et le Product Owner.
La méthode Kanban vise alors à optimiser le flux de travail alors que l’approche Scrum a pour but de créer de la valeur en se reposant sur un développement itératif.
En revanche, les diagrammes de Gantt mettent l’accent sur l’ordonnancement des tâches et le suivi de la progression des projets de toute sorte et de toute taille. Parfois, certains chefs de projets se servent des deux outils pour planifier leur projet. Cela leur offre plus de souplesse et d’options en matière de management.
Important : La méthode Kanban et la méthode Scrum peuvent se compléter, puisqu’elles ne s’opposent pas totalement.
Avantages et inconvénients de la méthode Kanban
La méthode Kanban apporte de nombreux avantages à une entreprise. Néanmoins, elle présente quelques points négatifs qui rendent son application difficile.
Avantages
- Visualisation claire des flux de travail
- Transparence et collaboration renforcée
- Flexibilité et adaptation rapide
- Réduction des délais de livraison
- Amélioration continue
- Mise en œuvre progressive
Inconvénients
- Absence de structure temporelle stricte
- Difficulté de priorisation si mal configuré
- Risque de stagnation
- Moins adapté aux projets à forte planification
Le diagramme de Gantt est efficace, à condition que les données soient de qualité et que le suivi soit scrupuleux.
Visualisez le travail de votre équipe
Découvrez ces signes qui prouvent que vous avez besoin de la méthode Kanban pour améliorer la gestion de vos projets :
- La hiérarchisation des tâches et le respect des délais deviennent difficiles pour votre équipe.
- Il devient de plus en plus compliqué d’identifier les goulots d’étranglement et de suivre les tâches en temps réel.
- L’existence de problèmes de communication au sein de l’équipe ou avec les parties prenantes externes.
- Vous éprouvez le besoin d’améliorer l’efficacité de votre équipe et de favoriser une culture de collaboration.
- Le travail en cours et les prochaines étapes de votre projet manquent de visibilité.
Lorsque vous reconnaissez l’existence de l’un de ces signes dans votre processus, mettez en place la méthode Kanban.
Important : Pour plus d’efficacité, n’hésitez pas à essayer le logiciel de tableau Kanban de monday.com. Créez des tableaux personnalisés pour votre équipe, organisez vos tâches en temps réel, automatisez et facilitez la collaboration. Essayez-le dès maintenant !
FAQ : Kanban et gestion de projet agile
Oui ! Grâce à Kanban, les équipes marketing peuvent orchestrer leurs campagnes, gérer leurs contenus et suivre l’avancement des projets avec une vue d’ensemble visuelle et intuitive.
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