Beaucoup d’utilisateurs pensent que monday.com est un outil simple, idéal pour quelques tâches quotidiennes. En réalité, la plateforme cache des astuces puissantes, des outils avancés et des options clés. L’avantage revient à celles et ceux qui savent utiliser ces fonctions pour lever les blocages et structurer le travail de manière efficace.
Cet article présente 9 astuces Monday incontournables, pour mieux exploiter la plateforme dans le monde professionnel. Grâce à ces conseils, vous pouvez organiser les étapes de projet, améliorer l’avancement des tâches et favoriser une stratégie plus claire. Utilisez ces astuces monday pratiques pour gagner du temps, améliorer vos vues et soutenir vos ventes.
Astuce Monday n°1 : Les trois petits points : le centre des options cachées
Parmi les astuces monday.com les plus sous-estimées, le menu des trois petits points en haut à droite du board est l’un des plus importants. Ce petit bouton discret concentre pourtant des outils clés qui aident au quotidien pour gagner du temps et prendre de l’avance sur la majorité des utilisateurs de monday.com.
Coloration conditionnelle : une alerte visuelle immédiate
Dans ce menu, la coloration conditionnelle permet de transformer un tableau en véritable alerte visuelle. Par exemple, une colonne “Statut” peut afficher automatiquement du rouge pour les tâches en retard et du vert pour celles qui avancent bien. Grâce à cette astuce simple, la lecture des tâches devient plus rapide et plus pratique, surtout quand les équipes gèrent des étapes entières de projet.
Hauteur des éléments : aérer la vue d’ensemble
Autre option souvent oubliée : la hauteur des éléments. En ajustant la hauteur des lignes, les boards deviennent plus aérés et plus lisibles. C’est un conseil simple, mais efficace pour améliorer la vue d’ensemble, surtout lorsque de nombreuses informations sont affichées. L’avantage est immédiat pour toute l’organisation, quel que soit le cas d’usage.
Colonnes accrochées : garder les infos clés sous les yeux
Le menu des trois petits points permet aussi d’accrocher certaines colonnes, un peu comme dans Excel. En figeant la colonne “Personne” ou “Tâche”, il devient possible de faire défiler le board tout en gardant les informations clés visibles. Utilisez ce réglage pour garder les colonnes essentielles toujours sous les yeux.
Valeurs par défaut : standardiser les tâches
Autre fonction stratégique : les valeurs par défaut. Il est possible, par exemple, de définir qu’Ethan sera assigné par défaut à toutes les nouvelles tâches. Cette astuce réduit les oublis, accélère la création de lignes et améliore la cohérence des données. Boostez vos processus en standardisant ces choix dès la création des items.
Note : Monday place très souvent ses nouvelles features en test dans ce petit menu. Suivez régulièrement ces options offertes pour découvrir en avant-première des fonctionnalités qui peuvent favoriser la collaboration ou la stratégie de suivi.
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Astuce Monday n°2 : Créer et utiliser les équipes
La gestion des équipes fait partie des astuces Monday les plus stratégiques pour structurer l’organisation et suivre l’avancement des tâches. Cette feature devient essentielle dès que plusieurs départements collaborent au quotidien.
Où créer les équipes sur Monday.com ?
Les équipes se créent directement depuis la photo de profil, via le menu « Équipe ». Quelques clics suffisent pour définir les groupes qui seront utilisés ensuite dans les tâches, les tags et les updates, un vrai gain de temps pour toute l’organisation.
Des exemples simples d’équipes à configurer
Un paramétrage fréquent consiste à créer une équipe “associés” et une équipe “toute la boîte”. Selon la stratégie, il est aussi possible d’ajouter “Marketing”, “Commercial”, “Support”, etc., afin de clarifier les responsabilités.
Assigner un département entier en un clic
Grâce aux équipes, les tâches peuvent être assignées à un groupe entier plutôt qu’à une seule personne. Cette astuce Monday aide à éviter les blocages, sécurise la responsabilité collective et simplifie la gestion des étapes entières de projet.
Utiliser les équipes dans les tags et les updates
Les équipes peuvent être mentionnées dans les tags et dans les updates, ce qui en fait un outil collaboratif clé de communication interne. Une mention adressée à une équipe sert d’alerte collective, favorise les échanges et aide à suivre plus vite l’avancement des tâches importantes.
Un vrai game changer dès 20 personnes
À partir d’environ 20 collaborateurs, cette fonctionnalité devient un véritable game changer. Structurer les équipes sur monday.com améliore la pratique de gestion de projet, soutient la stratégie, facilite les appels et contribue à mieux organiser le temps d’emploi collectif.
Astuce Monday n°3 : Le journal d’activité pour savoir qui a fait quoi
Dès qu’un board devient dense, le journal d’activité se transforme en véritable boîte noire de monday.com, idéale pour comprendre ce qui s’est réellement passé. Ce conseil fait partie des astuces monday.com les plus pratiques, puisqu’il aide à suivre l’avancement des tâches, détecter les blocages et clarifier en un coup d’œil qui a fait quoi, et à quel moment.
Où trouver le journal d’activité ?
Le journal d’activité se trouve en haut du board, juste à côté du bouton « Inviter ». Un simple clic suffit pour ouvrir cette vue centrale qui récapitule tout ce qui s’est passé sur le tableau sans devoir fouiller partout.
Que contient ce journal ?
Cette section affiche l’historique complet des modifications : création d’items, changements de statuts, mises à jour de dates, ajustement de tâches ou de personnes assignées. Chaque ligne indique clairement qui a fait quoi et quand, un exemple parfait d’outil clé pour comprendre l’évolution d’un projet et garder l’avance sur les étapes entières.
Pourquoi le journal d’activité est-il indispensable ?
Le journal d’activité sert de repère en cas de changements inattendus sur un board, mais aussi de support pour analyser un projet de façon structurée. Il aide à clarifier les responsabilités, à préparer des rétrospectives, à ajuster la stratégie et à améliorer les processus au quotidien. Utilisez-le comme un véritable conseil pratique pour gagner du temps, améliorer vos vues et sécuriser l’organisation des prochaines ventes ou actions.
Astuce Monday n°4 : Inviter des guests sans payer des licences pour tout le monde
Sur les plans Pro et Entreprise, vous pouvez profiter d’astuces monday redoutablement efficaces. C’est notamment le cas avec les invités (guests). Cette fonctionnalité permet de collaborer avec des personnes externes sans multiplier les licences payantes, tout en gardant un contrôle précis sur ce qu’elles peuvent voir.
Processus pour inviter des guests sur monday.com
Pour profiter pleinement de cette astuce Monday, quelques étapes simples permettent de configurer correctement les invités et sécuriser l’accès au board :
- Ouvrir le board concerné : se placer sur le tableau exact sur lequel la collaboration avec des externes est souhaitée.
- Cliquer sur les trois petits points en haut à droite : Ce menu regroupe les réglages avancés du board, dont le changement de type et les options de partage.
- Changer le type en “board partagé” : Cette action transforme le board en espace collaboratif adapté aux personnes externes, tout en gardant un cadre contrôlé.
- Accéder au bouton « Inviter » : Une fois le board partagé, ce bouton permet de gérer les personnes autorisées à rejoindre le tableau.
- Ajouter les invités via leur adresse email : Il suffit de saisir l’email professionnel ou personnel des freelances, clients ou partenaires pour leur donner accès.
Les guests ainsi ajoutés ne voient que le board sur lequel ils ont été invités, et non l’espace de travail entier.
Les avantages concrets des invités pour la collaboration
L’un des grands avantages de cette feature réside dans la réduction des coûts : plus besoin d’acheter une licence complète pour chaque freelance, client ou partenaire occasionnel. Les invités peuvent consulter le board, suivre les tâches, commenter et participer à l’avancement sans alourdir les offres d’abonnement.
Cette approche permet aussi d’éviter les allers-retours dispersés par email, WhatsApp ou autres outils. Les échanges restent centralisés sur monday.com, ce qui améliore la stratégie de suivi, la visibilité sur les blocs d’étapes et, à terme, la qualité des ventes et des projets gérés. Utilisez cette astuce comme un véritable conseil pratique pour rendre la collaboration plus fluide, plus sécurisée et plus efficace au quotidien.
Astuce Monday n°5 : Utiliser les formulaires pour collaborer sans inviter
Parmi les astuces Monday les plus pratiques, les formulaires permettent de vite collecter des informations sans créer de comptes invités. Grâce à cet outil, l’avancement des tâches reste centralisé dans monday.com, même quand des personnes externes participent.
Où créer un formulaire ?
Les formulaires se créent directement depuis le board monday.com, via le bouton « + » puis « Formulaire ». Le formulaire est généré automatiquement à partir des colonnes existantes : chaque champ correspond à une colonne, ce qui évite les blocages liés aux recopies manuelles et fait gagner du temps sur les étapes entières de saisie.
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Quand utiliser les formulaires Monday ?
Les formulaires sont idéals pour des demandes internes (IT, RH, opérations), la collecte d’informations clients avant un appel ou une vente, les demandes de devis ou les tickets simples. Utilisez cette astuce Monday dès qu’il faut structurer des données sans ouvrir l’espace de travail. Il s’agit d’un choix stratégique pour améliorer l’organisation quotidienne et favoriser la qualité des prochaines actions.
Astuce Monday n°6 : Le mode échéance (deadline) pour ne plus rater de dates
Quand les tâches s’accumulent, le mode échéance devient l’une des astuces monday à prioriser pour éviter les retards silencieux. Bien configuré, il transforme chaque board en tableau de bord clair, avec des alertes visuelles qui mettent immédiatement en avant les priorités sur monday.com.
Comment activer le mode échéance ?
Le mode échéance se configure sur une colonne Date ou Timeline depuis les paramètres de la colonne. Il suffit de choisir l’option “Échéance”, puis d’associer cette date à une colonne Personne. Cette étape relie automatiquement la tâche, sa date limite et la personne responsable, ce qui aide à suivre l’avancement sans effort.
Ce que le mode échéance apporte au quotidien
Une fois activé, le mode échéance structure la vue dans « Mon travail » et rend la priorité des tâches beaucoup plus claire. Les éléments en retard apparaissent en rouge avec le nombre de jours de retard, tandis que les tâches à jour ou terminées restent en vert ou marquées comme ok. Cette alerte immédiate permet de vite repérer les blocages, d’ajuster la stratégie et d’améliorer la gestion des étapes suivantes.
Une astuce indispensable pour une gestion sérieuse des tâches
Pour tout système de tâches un minimum sérieux, le mode échéance n’est pas optionnel. Cette astuce monday work management constitue l’une des clés d’une bonne implémentation : elle aide à mieux organiser les priorités, à sécuriser l’avance sur les projets et à soutenir les ventes et la performance globale. Utilisez-la systématiquement dès qu’une date compte vraiment.
Astuce Monday n°7 : Les formules avec assistance IA
Dès qu’il faut aller plus loin que de simples colonnes, les formules deviennent une véritable magie cachée de monday.com. Cette astuce monday dev permet de transformer un board en outil d’analyse intelligent, surtout lorsqu’elle est combinée à l’assistant IA de monday qui simplifie toute la partie technique.
À quoi servent les formules sur monday.com ?
La colonne Formule permet de combiner plusieurs colonnes pour produire un résultat calculé ou visuel. C’est un excellent moyen pour ajouter de la logique métier directement dans monday.com : scoring, alertes, indicateurs d’avancement, préparation de données pour le reporting. Les formules avec assistance IA garantissent aussi un bon suivi des prochaines étapes d’un tunnel de vente.
Exemple concret de formule utile au quotidien
Un exemple classique consiste à croiser une colonne “Âge” avec une colonne “Type de client”. Une formule peut indiquer : « si l’âge est supérieur à 30 et que le type de client = BTP, alors afficher un emoji vert ». Cette astuce transforme une ligne en indicateur clair pour vite repérer les profils prioritaires et améliorer la stratégie d’appels ou d’offres commerciales.
Utiliser l’assistant IA pour créer ses formules plus vite
L’assistant IA de Monday aide à générer les formules en langage naturel : il suffit de décrire le besoin, et l’outil propose la syntaxe adaptée. Cette astuce Monday permet de gagner du temps, d’éviter les blocages techniques et de rendre ces fonctionnalités offertes accessibles à toute l’équipe. Utilisez cette aide pour améliorer vos vues d’analyse, soutenir vos ventes, affiner vos choix et structurer un véritable tableau de bord d’emploi de vos données, sans quitter monday.com.
Astuce Monday n°8 : Remplacer Slack/Teams/WhatsApp par les updates
Trop de messages éparpillés entre Slack, Teams et WhatsApp finissent par casser la stratégie de suivi et bloquer l’avancement des tâches. Les updates de monday.com offrent une astuce monday service simple : tout ramener dans un seul outil, directement au niveau de chaque item.
Comment fonctionnent les updates sur monday.com ?
Les updates se rédigent directement sur un item : il suffit d’ouvrir la fiche et de saisir un message comme dans un fil de discussion. En mentionnant une personne (par exemple @Mériak), celle-ci reçoit une notification Monday et souvent un email d’alerte, ce qui garantit que l’information ne passe pas inaperçue.
Chaque update reste attachée à la tâche correspondante, ce qui facilite la lecture des échanges, même longtemps après. Grâce à ce fonctionnement, les outils externes deviennent moins indispensables au quotidien, et l’équipe garde une vue claire sur les étapes suivantes sans quitter monday.com.
Un atout majeur pour la collaboration
Contrairement aux messages envoyés dans le vide sur WhatsApp ou d’autres canaux, les updates restent toujours liées à un item précis : une tâche, un lead, un client, une opportunité de vente. Le contexte est donc immédiatement visible, ce qui aide à vite comprendre “de quoi il est question” sans remonter des centaines de messages.
Cette astuce Monday favorise une meilleure organisation quotidienne, améliore les vues sur les projets et limite les blocages liés aux informations perdues. Utilisez les updates comme un conseil clé pour optimiser vos communications internes. Avec cette feature, le monde des échanges reste centré sur le bon board, les offres et actions d’emploi du temps gagnent en lisibilité, et la collaboration devient plus fluide pour toute l’équipe.
Bonus : Programmer ses mentions et se créer des rappels “light”
Parmi les astuces Monday les plus discrètes, la programmation d’updates reste souvent méconnue, mais apporte un vrai confort de suivi. Elle permet de créer des rappels simples directement dans le board, sans surcharger le calendrier partagé ni ajouter un nouvel outil externe.
Programmer une mention pour plus tard
Dans une update, il est possible d’écrire par exemple : “Hey @X, on fait le point demain à 9h.” Au lieu d’envoyer le message immédiatement, l’update peut être programmée pour plus tard, tout en restant attachée à l’item. Ce fonctionnement crée des rappels “light” de niveau 1, parfaits pour garder un œil sur les tâches importantes.
Quand utiliser ces rappels “light” sur monday.com ?
Ces rappels programmés sont précieux pour le suivi CRM, les relances douces, les appels commerciaux ou le suivi d’offres importantes. Ils servent aussi de pense-bêtes internes pour ne pas oublier une étape suivante avec un prospect, un client ou un partenaire.
Cette fonctionnalité offerte par monday CRM aide à structurer les actions à venir et maintient les tâches au cœur de l’organisation. Elle rend l’organisation quotidienne plus fluide et renforce la stratégie de suivi, sans complexifier les outils ni multiplier les supports.
Passer définitivement à un usage pro de monday.com
Toutes ces astuces Monday ont un objectif simple : aider à passer d’un usage “basique” de l’outil à une organisation structurée, claire et réellement collaborative. En combinant ces conseils, chaque équipe peut mieux suivre l’avancement de la gestion des tâches, lever les blocages plus vite et tirer pleinement parti des vues Gantt, tableaux Kanban et autres outils offerts par monday.com.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à demander un audit Monday gratuit ou un échange dédié avec l’un des responsables de l’agence Monday Ethanolle. Certifiée Silver Partner de monday, cette entreprise offre des services d’intégrations sur mesure de moday.com.
Pour apprendre d’autres astuces Monday efficaces, vous pouvez aussi suivre les formations monday de l’agence. Besoin d’un accompagnement personnalisé pour utiliser monday.com à son plein potentiel ? Notre support Monday reste à votre disposition avec des experts monday certifiés et très qualifiés pour vous assister. Pour toute autre préoccupation, n’hésitez pas à nous contacter.
FAQ – Astuces monday
Il est possible de démarrer avec une seule astuce Monday, (par exemple le mode échéance) puis d’ajouter les autres progressivement ensuite.
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